Vào thời kỳ công nghệ số như hiện nay thì việc sở hữu cho mình một phần mềm quản lý công việc là một điều thiết yếu và thiết thực mà các doanh nghiệp nên đầu tư cho mình. Bài viết này, hãy cùng chúng tôi khám phá ngay phần mềm quản lý công việc là gì và những lợi ích mà phần mềm này có thể mang lại cho người dùng nhé.
1. Phần mềm quản lý công việc là gì?
Phần mềm quản lý công việc là một ứng dụng giúp cho người dùng có thể tự động số hóa toàn bộ quy trình làm việc, quy trình quản lý của tất cả các thành viên trong group hoặc công ty. Dựa vào phần mềm quản lý công việc, người dùng có thể dễ dàng quản lý các thông tin sơ bộ, tiến trình và hiệu quả làm việc của nhân viên. Từ đó, người quản lý có thể trực tiếp điều hành, thúc đẩy về mặt tốc độ cũng như tiến độ để giúp mọi người có thể đạt hiệu quả trong công việc.
2. Vai trò của phần mềm quản lý công việc
Được xem như là công cụ quản lý hữu dụng của các doanh nghiệp lớn nhỏ hiện nay, vậy đâu là vài trò của phần mềm quản lý công việc?
2.1 Giúp doanh nghiệp có thể lập kế hoạch một cách dễ dàng
Hiện nay, các phần mềm quản lý dự án, quản lý công việc có thể giúp doanh nghiệp lập ra các bảng kế hoạch, hoạch định dự án hay công việc một cách dễ dàng. Các phần mềm này sẽ tự hoạch định ra các mốc thời gian quan trọng cũng như thời hạn cho các công việc cụ thể, từ đó người quản lý luôn có thể nắm bắt được tiến độ hoàn thành công việc, dự án của từng công trình.
2.2 Quản lý hiệu quả các nguồn tài nguyên
Phần lớn các phần mềm quản lý công việc có thể giúp cho các nhà quản lý phân phối nguồn tài nguyên và phân chia công việc một cách có hiệu quả và khoa học. Các phần mềm này sẽ sắp xếp và phân chia một cách vô cùng khoa học, từ đó mọi nhân viên đều có khối lượng công việc tương đương và không hề có bất kỳ một nhân viên nào sẽ bị quá tải vì công việc quá nhiều.
2.3 Hỗ trợ, nâng cao sự tương tác giữa toàn bộ nhân viên
Mặc dù, phần mềm đã phân chia cho tất cả nhân viên các công việc riêng lẻ, nhưng chung quy lại những nhiệm vụ, công việc này đều có mối quan hệ mật thiết với nhau. Từ đó, các phần mềm quản lý công việc sẽ cung cấp các công cụ để toàn bộ nhân viên có thể trò chuyện, trao đổi trực tiếp với nhau một cách nhanh chóng và vô cùng tiện lợi. Điều này không chỉ giúp cho sự tương tác giữa các nhân viên được đẩy mạnh mà còn giúp cho tiến độ dự án luôn được đảm bảo.
2.4 Quản lý ngân sách từng dự án một cách chính xác
Qua sự tính toán một cách chi tiết và hợp lý, phần mềm quản lý công việc sẽ giúp cho nhà quản lý, chủ doanh nghiệp nắm bắt được chính xác ngân sách mà họ sẽ chuẩn bị cho xuyên suốt dự án. Từ đó, một bức tranh tài chính sẽ được hình thành giúp cho chủ doanh nghiệp có các nhìn tổng quát hơn về các hoạch định tài chính cho tương lai.
2.5 Cung cấp báo cáo liên tục
Để có thể nắm được tiến độ cũng như tình hình của từng dự án, các nhà quản lý và chủ doanh nghiệp cần phải được cung cấp các bản báo cáo liên tục hàng ngày và hàng giờ. Hiện nay, các phần mềm quản lý công việc đã được cung cấp các công cụ tuyệt vời để có thể làm được việc này. Các phần mềm sẽ theo dõi tiến độ thực hiện của các dự án, từ đó tạo lập báo cáo và cập nhật về công ty liên tục.Từ đó, người quản lý và chủ doanh nghiệp luôn nắm bắt được kịp thời tình hình và đưa ra những quyết định chính xác nhất.
3. Các tiêu chí để đánh giá và lựa chọn phần mềm quản lý thích hợp
Để có thể lựa chọn cho doanh nghiệp của mình phần mềm quản lý công việc hữu hiệu nhất, bạn có thể áp dụng theo các tiêu chí sau:
- Tính năng: Phần mềm quản lý công việc hiệu quả và tối ưu cần phải có các công cụ, tính năng dùng để cộng tác, lập kế hoạch, theo dõi tiến độ dự án, thực hiện các báo cáo và phân quyền chức năng, phân quyền người dùng một cách rõ ràng.
- Cách sử dụng: Phần mềm phải được thiết kế một cách đẹp mắt, các tính năng đơn giản, giao diện thân thiện với người dùng.
- Chi phí: Dựa vào mục đích và nhu cầu sử dụng phần mềm mà các doanh nghiệp, công ty nên lựa chọn các gói dịch vụ phù hợp nhất.
- Hỗ trợ từ phía nhà cung cấp: Các quyền như chăm sóc khách hàng, hỗ trợ và tư vấn từ phía nhà cung cấp, quy trình sử dụng thử sản phẩm, hướng dẫn cài đặt, chính sách bảo hành… cần phải được thống nhất.
4. Phần mềm quản lý công việc Viindoo Projects
Viindoo Projects được đánh giá là một trong những phần mềm quản lý công việc, dự án tốt nhất dành cho các doanh nghiệp. Tất cả các công việc như lập kế hoạch, theo dõi tiến độ công việc, dự án đều có thể theo dõi, quản lý trên một phần mềm duy nhất với các ưu điểm nổi bật như:
- Quản lý, giám sát tiến độ công việc của từng nhân viên
- Theo dõi công việc từ nhiều góc độ với biểu đồ trực quan
- Ghi lại lịch sử làm việc, trao đổi thông tin giữa các nhóm bộ phận
- Tự động tạo hành động để nhắc nhở khi bạn bỏ qua hoặc quên một công việc
- Có thể làm việc trực tuyến trên tất cả các thiết bị
Ngoài ra, phần mềm này còn liên kết với các ứng dụng khác như: CRM, chấm công, bán hàng và quản lý hóa đơn.
Bài viết này, chúng tôi đã cung cấp đến quý độc giả toàn bộ thông tin về phần mềm quản lý công việc hiệu quả hiện nay. Hy vọng, những thông tin này đã giúp cho các bạn hiểu rõ hơn về các phần mềm này cũng như đưa ra cho mình những chính sách, quyết định thích hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.
Du học ngành quản trị khách sạn – Top 6 quốc gia hàng đầu hiện nay
